ARG流!議事録の掟【広報担当のARGな日々】2016-09-09

ARG広報の鎌倉です。広報担当ですがARGの中で色々なことをやっています。

広報自体には活動はないので、社内で行われていることをベースに発信することになります。なので、色々な会議に出席して議事録担当になることもあります。

ARGに入って最初にびっくりしたのはこの「議事録」でした。

・議事録の締め切りは、原則当日。遅くとも会議の次の日の半日まで
・かなりしっかり議事録を取ります
・TO DOもクリアーにする必要があります
・会議に出たパートナースタッフ同士で確認をしたうえで、岡本に提出

今まで「議事録には決定事項だけを書け」といわれていました。

ARGの議事録は一つ一つの会話を短く書きます。それでそれはARG側の発言か、先方の発言か分かるようにします。

やはりどのように決まっていくかというプロセスを記録にするのは大切なことです。

一度、先方がお話し好きの方で、私からお伝えすることが少なかった会議がありました。

それを岡本は見逃さないんですよねー。

相手の話は誰だって聞ける。でもそこに新しい情報や課題解決のためのアイディアを伝えてこそ、コンサルタントと喝を入れられました。

また議事録はその日のうちに出すのが原則。どんなに遅くても1日半までしか待ってくれません。

それを超えて提出したら、これまたえらく怒られます。

私は今まで、悪い癖で議事録は後回しでもいいやと思っていた節がありました。でも当日、遅くとも翌日には書かないと記憶があいまいで、そこに書いていたメモが理解できないことも。

またメモを取れなかった点もその日か翌日なら聞けますが、3日後に聞くのはやはり失礼なことです。

岡本はいつもベンチャーはスピードが命といっています。クライアントにも議事録は早くお届けしたいものです。

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そんな私も昨日の議事録を午後に送って、ほっと一息ついていたら

5分後に、大阪にいる岡本から固有名詞の間違い(すいません‼)と、To Doへの確認が入りました。

ARG、気は抜けぬ。

でも確実に、タイピングやヒアリング能力は上がっている。いや能力を上げないと、ついて行けない。